2013会计从业资格《会计电算化》精讲笔记(14)

 

第二节　电算化会计账务处理流程

　　下面以用友畅捷通T3软件为例，对财务软件处理流程进行系统讲解。

　　用友畅捷通T3软件是用友软件股份有限公司的全资子公司畅捷通软件有限公司面向中小型企业信息化需求设计的管理系统。该软件以客户为核心，集产、供、销、财一体解决方案，突出了对关键流程的控制，实现了对主要业务过程的全面管理，其智能化管控平台支持立体综合统计分析，使企业能够更快应对市场变化、更强管控关键流程、更全洞察运营全貌，为企业科学决策提供依据。此外，其易学易用的流程化设计，方便安装的特性，便于广大院校、个人用户学习使用。

　　一、总体框架

　　(一)总体结构

　　T3由总账管理、往来管理、现金管理、项目管理、财务报表、工资管理、固定资产管理、财务分析、应收管理、应付管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等主要部分组成，本套会计电算化教材所涉及到的模块为总账、财务报表、工资、应收、应付、固定资产系统。

　　(二)企业账套建立及系统启用基本操作

　　1.操作流程

　　企业建账的工作流程如图所示。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。

 

 

　　二、系统管理操作

　　(一)系统管理使用者

　　鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性，因此，对系统管理模块的使用系统予以严格控制。系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员(admin)的身份，二是以账套主管的身份。

　　1.以系统管理员的身份注册系统管理

　　系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出(恢复和备份)，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。

　　系统管理员是系统中权限高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责。通用会计信息系统中一般预置默认的系统管理员及口令，企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。

　　2.以账套主管的身份注册系统管理

　　账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转)，以及该账套操作员权限的设置。

　　(二)启动与注册系统管理

　　例4-1：

　　以系统管理员(admin)的身份启动并注册系统管理。

　　(三)增加操作员

　　操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。

　　只有系统管理员有权限增加操作员。增加系统操作员时，必须明确以下关于操作员的特征信息：编号、姓名、口令和所属部门。

　　例4-2：

　　(四)建立账套

　　建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：

　　(1)账套基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。

　　(T3下多999套)

　　由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。

　　账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。

　　账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。

　　账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。

　　(2)核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。

　　在以上各项信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称。

　　(3)账套核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。

　　记账本位币是企业必须明确指定的，通常系统默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。为了满足多币种核算的要求，系统都提供设置外币及汇率的功能。

　　企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同。

　　行业性质表明企业所执行的会计制度。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目。企业从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。

　　编码方案，又叫编码规则，是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案设置包括级次和级长的设定。级次是指编码共分几级，级长是指每级编码的位数。可设置编码方案的内容一般包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码和结算方式编码等。编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。

　　以会计科目编码为例，如果在确定编码方案时，设置会计科目编码规则为4-2-2，意味着企业会计科目编码共分四级，一级会计科目为4位，二级会计科目为2位，三级会计科目编码也为2位。那么在建立会计科目时，就需要遵从以上设置原则，如银行存款各级科目编码示意如下：

　　科目名称：银行存款-中行-人民币

　　科目级次： 一级 二级 三级

　　科目编码： 1002 01 01

　　编码规则： 4-2-2

　　数据精度：是指定义数据的保留小数位数。在会计核算过程中，由于各企业对数量、单价的核算精度要求不一致，有必要明确定义主要数量、金额的小数保留位数，以保证数据处理的一致性。

　　例4-3：

　　(1)账套信息

　　账套号：888;账套名称：北京新瑞科技有限公司;采用默认账套路径;启用会计期：2011年1月;会计期间设置：1月1日至12月31日。

　　(2)单位信息

　　单位名称：北京新瑞科技有限公司;单位简称：新瑞科技。

　　(3)核算类型

　　该企业的记账本位币为人民币(RMB);企业类型为工业;行业性质为2007年新会计准则;账套主管为陈力;按行业性质预置科目。

　　(4)基础信息

　　该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。

　　(5)分类编码方案

　　科目编码级次：4222

　　其他：默认

　　(6) 数据精度

　　该企业对存货数量、单价小数位定为2。

　　(7)系统启用

　　“总账”模块的启用日期为“2011年1月1日”。

　　(五)权限分配

　　根据企业内部控制的要求，系统操作员要有严格的岗位分工，不能越权操作。权限设置就是对允许登录系统的操作员规定操作权限，严禁越权操作的行为发生。

　　系统管理员和账套主管，两者都有权设置操作员的权限。所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权;而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。

　　账套主管自动拥有所在模块的所有操作权限。

　　例4-4：

　　(1)陈力--账套主管

　　负责财务软件运行环境的建立，以及各项初始设置工作;负责财务软件的日常运行管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行;负责总账系统的凭证审核、记账、账簿查询、月末结账工作;负责报表管理及其财务分析工作。

　　具有系统所有模块的全部权限。

　　(2)李南—出纳

　　负责现金、银行账管理工作。

　　具有“总账-出纳签字”权限，具有“现金管理”的全部操作权限。

　　(3)刘阳—会计

　　负责总账系统的凭证管理工作、客户往来和供应商往来管理工作及报表管理工作。

　　具有“总账”、“往来”、“财务报表”的全部权限。[page]

 

 

　　(二)系统初始化

　　1、设置选项。

　　启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。这些设置对后面的操作将产生影响，因此在设置时要小心，考虑周全。

　　1.凭证控制设置

　　(1)制单控制：在填制凭证时，系统所能够进行的控制。

　　●制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。

　　●资金及往来赤字控制：制单时，当现金、银行科目的新余额出现负数时，系统将予以提示。

　　●可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目(如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目)，一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的，但如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。

　　●允许修改他人填制的凭证：在制单时可修改别人填制的凭证。

　　●支票控制：在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。

　　●制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。

　　(2)外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。

　　(3)凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。

　　●凭证审核控制到操作员：允许对审核凭证权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。并应“明细权限”去作进一步的设置。

　　●出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。

　　2.账簿设置

　　3.明细权限设置

　　例4-5：

　　设置“出纳凭证必须经由出纳签字”参数

　　2、设置部门档案

　　部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应。设置部门档案的作用在于：企业的收入、费用通常以部门为单位归集;提供职工薪资按部门统计;企业购置的固定资产需要按部门进行管理。

　　例4-6：

 

部 门 编 码	部 门 名 称	部 门 编 码	部 门 名 称
1	综合部	2	销售部
101	管理室	3	采购部
102	财务室	4	研发部

 

　　3、设置职员档案

　　职员是指与企业业务活动有关的企业员工。如采购员、销售员等。设置职员档案的作用在于：按职员记录借款还款情况;按职员统计销售业绩;追踪订单等。

　　例4-7：

 

职 员 编 号	职 员 名 称	所 属 部 门
101	张明	管理室
102	陈力	财务室
103	李南	财务室
104	刘阳	财务室
201	赵达	销售部
301	白方	采购部
401	周江	研发部

 

　　4、设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须设置客户档案。将企业客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等信息。

 

客户编号	客户名称	客户简称	所属分类码	所属地区	地址
001	北京汇仁学校	汇仁学校	01	04	北京市海淀区上地路1号
002	大连海光公司	大连海光	02	04	大连市红河区花园路6号

 

　　5、设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理，必须将企业供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。

　　例4-9：

 

供应商编号	供应商名称	供应商简称	所属分类码	所属地区	地址
001	北京万明公司	北京万明	03	04	北京市朝阳区十里堡8号
002	北京利源公司	北京利源	02	04	北京市海淀区开拓路9号

 

　　6、设置外币及汇率。汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。

　　例4-10：

　　币符：USD;币名：美元;固定汇率1：6.8

　　7、设置结算方式。为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用以建立在经营活动中所涉及的结算方式。

　　结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。

　　例4-11：

 

结 算 方 式 编 码	结 算 方 式 名 称	票 据 管 理
1	现金结算	否
2	票据结算	否
201	现金支票	是
202	转账支票	是
203	银行汇票	是
3	其他	否

 

　　8、设置凭证类别。许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法也不尽相同，可以按照本企业的需要对凭证进行分类。

　　通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：

　　1)记账凭证;

　　2)收款凭证、付款凭证、转账凭证;

　　3)现金凭证、银行凭证、转账凭证;

　　4)现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;

　　5)自定义凭证类别。

　　凭证类别不影响记账的结果。一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。

　　某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：

　　借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额;

　　贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额;

　　凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额;

　　凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额;

　　无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

　　例如，在会计实务中，“收款凭证”的借方必须是现金或银行存款科目。在计算机方式下，可将“收款凭证”的限制类型设置为“借方必有”，限制科目为现金和银行存款科目。这样做的好处是，在填制一张收款凭证时，若借方出现的不是现金或银行存款科目，则凭证不能保存。

　　例4-12：

　　操作演示

 

凭 证 类 别	限 制 类 型	限 制 科 目
收款凭证	借方必有	1001，1002
付款凭证	贷方必有	1001, 1002
转账凭证	凭证必无	1001，1002

 

　　9、设置会计科目。

　　在电算化账务处理系统中需要使用数字对会计科目进行编码。实行会计科目编码后，能够从根本上克服手工记账的缺点，便于账务处理的电算化。

　　新增会计科目

　　(1)科目编码。必须输入。在输入会计科目时，应注意以下几个原则：第一，逐级向下增设会计科目，即先设置上级会计科目，再设置下级会计科目。如银行存款，必须先输入一级科目102，再设置二级科目，如10201等，二级科目设置后才可以输入三级科目，以此类推。第二，输入的会计科目编码必须惟一，如果系统中已存在10201，再输入10201时，系统强制要求操作者重新输入科目代码。第三，科目编码一般由数字构成，特殊情况下也可以使用英文字母(大小写均可)，但不允许使用空格、引号等。

　　(2)科目名称。必须输入。分为中文科目名称和英文科目名称，如果建立系统时选择的是中文版，则必须输入中文科目名称，英文名称则可输入也可不输入，如果是英文版，则必须输入英文名称，汉字名称可输入也可不输入。如果选择中文版，一般输入汉字，也可以输入减(-)、正斜杠(\)，但不能输入其他字符。中文科目名称的长度一般不超过10个汉字，超过10个汉字的科目名称要使用简称。

　　(3)科目类型。输入一级科目时必须选择输入。科目类型划分为资产、负债、所有者权益、成本、损益，其代码的第一位分别用1、2、3、4、5来表示，一般在输入一级科目时要求操作者选择，如果输入科目代码的第一位与实际选择的类型不匹配，系统会提示操作者更正，如输入的科目代码是201，而选择的类型为资产类，则提示操作者更正。输入二级或二级以下科目时，不能选择科目类型，系统自动设置为与一级科目相一致的类型。

　　(4)助记码。助记码是帮助操作者记忆的代码，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成。助记码可输入也可不输入。

　　(5)账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认格式，必须选择输入。系统提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。

　　(6)辅助核算。根据管理的需要设置。辅助核算也叫辅助账类，用于说明新增设的科目是否有辅助核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供以下几种辅助核算功能供用户选用，包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。例如：制造费用可设成部门核算，生产成本可设成项目核算，应收账款可设成客户往来核算，应付账款可设成供应商往来核算等。

　　某一科目可同时设置两种辅助核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解在项目上的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。辅助核算一般设置在末级科目上(末级科目是没有下级科目的科目，只有末级科目才能用于凭证填制，才能进行相应的辅助核算)，但为了查询或输出方便，有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算，但当上级科目设置辅助核算时，其末级科目必须设置相应的辅助核算。

　　(8)外币核算。用于设定需要进行外币核算的科目，以及核算的外币名称。一个科目只能选择一种外币核算，有外币核算要求的科目才允许设定外币币名，如果该科目核算的外币币种没有定义，可进入“汇率管理”中定义。

　　(9)数量核算。用于设定需要进行数量核算的科目，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。

　　例4-13

 

科 目 名 称	辅 助 核 算	方向	币别计量	期 初 余 额
库存现金（1001）	日记	借		6000
银行存款（1002）		借		500000
工行存款（100201）	银行日记	借		300000
中行存款（100202）	银行日记	借	美元	200000
应收账款（1122）	客户往来	借		80000
其他应收款（1221）	个人往来	借		9000
预付账款（1123）	供应商往来	借
原材料（1403）		借		73200
空白光盘（140301）	数量核算	借	张	30000
包装盒（140302）	数量核算	借	个	43200
其他原料（140303）
库存商品（1405）		借		240000
固定资产（1601）		借		800000
累计折旧（1602）		贷		140000
无形资产（1701）		借		250000
短期借款（2001）		贷		300000
应付账款（2202）	供应商往来	贷		40000
预收账款（2203）	客户往来	贷
应交税费（2221）		贷
应交增值税（222101）		贷
进项税额（22210101）		贷
销项税额（22210102）		贷
实收资本（4001）		贷		1000000
利润分配（4104）		贷		540200
生产成本（5001）		借		62000
直接材料（500101）	项目核算	借		7000
直接人工（500102）	项目核算	借		25000
制造费用（500103）	项目核算	借		30000
管理费用（6602）		支出
工资（660201）	部门核算	支出
办公费（660202）	部门核算	支出
差旅费（660203）	部门核算	支出
招待费（660204）	部门核算	支出
折旧费（660205）	部门核算	支出
其他（660206）	部门核算	支出

 

　　操作演示：

　　指定会计科目

　　指定会计科目。指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能点击出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。

　　在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。

　　例4-14：

　　指定库存现金和银行存款会计科目。

　　操作演示：

　　10、录入期初数据。在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2011年6月开始启用总账系统，那么，应将该企业2011年5月末各科目的期末余额及1—5月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额;若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。

　　期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。

　　期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。本功能是总账模块设置功能完成的。

　　例4-15：

　　(1) 总账期初余额表(见上表)

　　(2) 辅助账期初余额表

　　会计科目：1221 其他应收款 余额：借9000元

 

日 期	部 门	个 人	摘 要	方 向	期 初 余 额
2010-12-26	管理室	张明	出差借款	借	6000
2010-12-27	销售部	赵达	出差借款	借	3000

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(二)日常业务处理

　　1.填制凭证

　　初始化工作设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。使用计算机处理会计业务后，记账、账簿查询、会计数据分析等工作都已高度自动化，只要用户操作得当，瞬间就会得出结果。工作量相对较大、较频繁的是填制凭证，因为所有的会计数据都要填制凭证这个途径进入系统。如个人往来、客户往来、供应商往来、外币业务、部门核算、项目核算等辅助账，在记账时是自动完成的，但系统完成自动记账时需要的基本信息和辅助信息却都是在填制凭证时录入的。电子账簿的准确性与完整性完全依赖于记账凭证，因而会计人员要确保记账凭证输入的准确完整。

　　(1)增加凭证

　　输入凭证时，一般有两种处理方式，一种是会计人员在计算机上直接根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，另一种是会计人员先手工编制记账凭证，再批量录入计算机中。前一种方式又称前台凭证处理方式，一般在会计业务量大、基础工作较好的单位实施，后一种方式又称后台凭证处理方式，一般在业务不多、刚开展会计电算化的单位实施。

　　凭证填制内容包括：

　　增加会计凭证。进入填制凭证界面时，用鼠标单击“增加”图标，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别选择项上。

　　凭证类别及凭证编号。在凭证类别选择列表框内选择凭证类别，列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。如果用户选用自动编号方式，凭证类别选择后，系统自动生成该张凭证编号。

　　关于凭证编号，有几点补充说明：

　　凭证编号也可以采用手动方式编制，但需要在设置菜单的“凭证”功能中将制单编制方式由系统编号改为手工编号。在手工编号方式下，操作者可以输入凭证的编号，但当记账时，系统会检测凭证编号的正确性，不允许出现漏号、重号、跳号。一般情况下，凭证编号由系统分类按月自动编制，每类凭证每月从0001号开始，即每类凭证每月的编号范围是0001—9999。

　　对于网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统会提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出。

　　系统自动管理凭证页号。系统规定每页凭证有五笔分录，当某张凭证不止五笔时，系统自动在凭证号后标上分单号，如：收0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单，当前是第二张分单。